Records Management trong MOSS 2007

 

Tổng quan

Quản trị nội dung (Enterprise Content Management – ECM) là tính năng mới trong MOSS 2007. ECM bao gồm 3 thành phần chính: quản trị nội dung web (Web content management), quản lý hồ sơ (records management) và quản lý tài liệu (document management). Hôm nay chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu Records Management.

Các tổ chức ngày nay đang ngày càng phụ thuộc vào qui định của chính phủ về việc lưu trữ lại các hồ sơ điện tử bao gồm thời hạn lưu trữ, và phải đáp ứng việc truy tìm lại để đối chiếu khi cần thiết. Một số lĩnh vực điển hình mà chúng ta có thể thấy như hồ sơ ngành bảo hiểm, thông tin riêng tư về bệnh án (HIPAA). Các tổ chức phải đảm bảo việc lưu trữ phải đảm bảo tính riêng tư và phục vụ cho nhu cầu kiện tụng hoặc truy tố sau này.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu cách thức mà MOSS 2007 xử lý tự động quá trình lưu trữ các thông tin trên. Bạn sẽ khám phá công nghệ và xem xét các chiến lược để áp dụng cho tổ chức của mình một cách thích hợp.

Giới thiệu về Enterprise Records Management

Records Management cho phép một tổ chức quản lý nội dung, hay record một cách hiệu quả, và đảm bảo việc tuân thủ các qui định của pháp luật. Một record đơn giản là một bản hồ sơ bằng vật lý (một bản in, fax, …) hay một văn bản điện tử (tập tin Word, PDF,…), một email, hay một bất kỳ thông tin điện tử nào (ví dụ như nội dung một cuộc hội thảo bằng tin nhắn tức thời – IM) được cung cấp từ hệ thống máy chủ của tổ chức của bạn như là một bằng chứng. Records Management (Quản lý hồ sơ) là một qui trình của một tổ chức trong đó bao gồm việc phân loại những thông tin nào được xem là record để lưu trữ, thời hạn lưu trữ là bao lâu, việc quản lý các record đó trong suốt chu kỳ tồn tại của các record đó. Thách thức đối với Records Management là việc theo dõi xem những record nào là nằm trong qui định cần lưu trữ. Ví dụ, một email có nội dung về thông tin báo cáo tài chính của công ty được xem là một record, nhưng một cuộc hội thoại (IM) giữa hai nhân viên trao đổi về việc sẽ ăn trưa ở đâu thì chúng ta không thể xem là record để lưu trữ lại, làm sao chúng ta phân loại được?

Mặc dù chúng ta có thể thiết lập một chính sách để thu thập tất các các thông tin xem nó như là các record, tuy nhiên thực tế không ai làm vậy, sẽ rất bất tiện cho chúng ta về nhiều phương diện sau này. Ta xem một thí dụ, một vụ kiện xảy ra, tòa án cần tổ chức cung cấp 100 email liên quan đến hồ sơ vụ án, cách làm tốt nhất của bộ phận IT bây giờ là cung cấp 10,000 email trong khoảng thời gian gần vụ án, điều này đồng nghĩa với việc có thể chúng ta đã cung cấp những thông tin chẳng liên quan, gây cản trở cho việc xử lý của tòa án. Hơn nữa, việc lưu trữ tất các thông tin sẽ gây lãng phí.

clip_image001

clip_image001[1]

Kế hoạch quản lý các Record

Một kế hoạch quản lý các record bao gồm các thành phần sau:

· Tài liệu định nghĩa về các chính sách mà tổ chức sẽ triển khai để đảm bảo tuân thủ theo các qui định của pháp luật, cùng với các hướng dẫn giúp nhân viên thực hiện theo đúng chính sách.

· Một sơ đồ xác định các thành phần liên quan sẽ đảm nhiệm các vai trò tương ứng khác nhau tham gia vào qui trình quản lý các record.

· (File Plan) Một tập tin định nghĩa các kiểu thông tin nào được xem là các record, vị trí lưu trữ, cơ chế phân quyền, các chính sách cho các record hiện hành và cách thức xử lý các record tới hạn.

Các vai trò cho việc quản lý các Record (Records Management Roles)

Khi lập một kế hoạch quản lý các record, điều quan trọng là chúng ta phải xem xét đến các vai trò của các thành viên sẽ tham gia vào việc tạo và triển khai kế hoạch. Bởi vì MOSS 2007 là một ứng dụng rất phong phú đa dạng, một số vai trò trong kế hoạch của bạn có thể bao gồm SharePoint Administrators, Comliance Officers, Records Managers, Content Managers, và Information Workers.

SharePoint Administrators

Đóng vai trò thực hiện việc cài đặt và cấu hình MOSS 2007 để cung cấp các dịch vụ. Các thành viên trong nhóm này sẽ tiến hành tạo các Web Application và Records Repository Site và cấu hình để các người dùng có thể đưa các tài liệu lên Records Center.

Compliance Officers

Đây là các thành viên thuộc bộ phận tư vấn luật cho tổ chức thông thường họ là các luật sư. Họ sẽ chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách trong kế hoạch, giám sám và kiểm tra nhằm đảm bảo kế hoạch quản lý các records được tuân thủ nghiêm ngặt.

Records Managers

Đây cũng là các thành viên thuộc bộ phận luật, tuy nhiên thông thường họ là các chuyên gia thấu hiểu các qui trình hoạt động của tổ chức. Họ là người đưa ra các yêu cầu về các kiểu thông tin khác nhau được xử lý trong tổ chức. Sau khi SharePoint Administrators đã tạo các site Records Center, thì các Records Managers sẽ là người thiết lập các quy tắc và cố vấn cho việc thiết kế các records trong hệ thống.

Content Managers

Nhóm các thành viên tạo các records. Các Content Manager sẽ cấu hình các Team Site cho các kiểu nội dung tương ứng và các qui trình (workflows) để các tài liệu sẽ được chuyển vào các thư viện thích hợp.

Information Workers

Là các nhân viên trong tổ chức, họ là những người tạo ra các tài liệu và email mới cần được phân loại và chuyến đến Records Repository đảm bảo an toàn. Mục tiêu của hệ thống quản lý record là giúp các nhân viên dễ dàng trong việc phân loại tài liệu, thậm chí là có thể thực hiện tự động hoàn toàn.

Thí dụ về File Plan

Các thành phần của File Plan

Các thành phần

Mục đich

Record type

Phân loại thông tin. Mỗi record Type tương ứng với một tập các tài liệu hay Message (email, IM) cần được theo dõi.

Required fields

Các thông tin cần thiết khi một tài liệu được đưa vào Records Center.

Expiration

Thời hạn lưu trữ các Record

Disposal

Cách thức xử lý các Record quá hạn

Audit

Loại tài liệu nào sẽ được theo dõi và ghi nhật ký

 

Một thí dụ

Record type

Required fields

Expiration

Disposal

Audit

Financial statements

Statement Date (date field)

Retain for seven years after Statement Date

Archive and delete on expiration

Audit View events only

Invoices

Delivery Date (date field)

Retain for five years after Delivery Date

Archive and delete on expiration

None

E-mail correspondence

Subject (string property, single line of text)

Retain for three years from date created

Delete on expiration

None

One Response to Records Management trong MOSS 2007

  1. Quang nói:

    Bài viết rất hay

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: