Giới thiệu về Content Types trong SharePoint

Content types là khái niệm cốt lõi được sử dụng trong tất cả các chức năng và dịch vụ được cung cấp bởi WSS, chúng được thiết kế để giúp người dùng tổ chức nội dung SharePoint theo cách có ý nghĩa hơn. Một content type là một tập các thiết lập có thể tái sử dụng mà bạn muốn áp vào một nhóm content nào đó. Các content type cho phép bạn quản lý tập trung và có thể tái sử dụng siêu dữ liệu (metadata) và các thuộc tính của một tài liệu hay một kiểu item.

Ví dụ, chúng ta có hai kiểu tài liệu sau: bảng thông số đặc tả (Specification) cho phần mềm và các hợp đồng (Contract). Đó là lý do bạn muốm lưu trữ các tài liệu với hai kiểu thông tin khác nhau trong cùng một thư viện tài liệu. Tuy nhiên, metadata mà bạn muốn thu thập và lưu trữ về mỗi kiểu tài liệu thì rất khác nhau. Thêm vào đó, đa phần bạn muốn chỉ định cho mỗi kiểu tài liệu một workflow khác nhau.

Các Content Types chứa các yêu cầu về dữ liệu

Các content type cho phép bạn lưu trữ nhiều kiểu content khác nhau trong cùng một list hay một thư viện tài liệu (document library). Trong thí dụ ở trên, bạn có thể định nghĩa hai kiểu contentSpecification (thông số)Contract (hợp đồng). Mỗi kiểu content bao gồm các cột khác nhau để thu thập và lưu trữ thông tin metadata, cũng như các workflow khác nhau gán cho chúng. Còn các tập tin tài liệu của hai loại content sẽ được lưu trữ trong cùng một document library.

Bạn có thể xem một content type như là một sự mở rộng và cải tiến từ một list của WSS 2.0, mà theo mặc định được dùng để định nghĩa một cấu trúc dữ liệu đơn hay một lược đồ (schema) trong đó tất cả các thành phần (item) trong list đó phải liên kết với nhau. Trong WSS 2.0, schema của một item được liên kết chặt chẽ với vị trí của nó. Khi bạn định nghĩa một list hay một doucment library, bạn cũng có thể định nghĩa các cột cho list hay library đó, thực tế là định nghĩa lược đồ dữ liệu cho tất cả các item lưu trữ trong vị trí đó. Mỗi cột đại diện cho thông tin thêm về dữ liệu được theo dõi cho tất cả các item trong list.

Các content type là một cách thức đóng gói một lược đồ dữ liệu và tạo khả năng cho nó độc lập với vị trí của SharePoint list. Trong WSS 3.0 , bạn có thể tạo nhiều lược đồ, trong một hình thức của nhiều content type sẵn có trong cùng một list hay document library. Content type Specification có thể có các cột về metadata sau: Project Lead, DeveloperTest Lead. Còn Contract, thì có thể có các cột LawyerSigner. Nội dung của các specificationcontract có thể được đặt cùng trong list hay document library.

Content Type Settings

Bạn có thể mở rộng chức năng của content ype bằng cách gán các thiết lập mở rộng như workflow hay các thuộc tính tùy biến cho các item.

Một content type bao gồm các thông tin sau:

  • Metadata hay các thuộc tính mà bạn muốn gán cho kiểu này. Các thông tin này được đại diện bởi các cột thêm vào một list hay document library khi bạn tạo mới một content type.
  • Các tùy biến thêm mới (New), hiệu chỉnh (Edit) và hiển thị (Display) để sử dụng với content type này.
  • Các workflow cho các item của content type này. Chúng có thể được định nghĩa để kích hoạt tự động dựa trên một điều kiện hay sự kiện được chọn, hay thông qua sự lựa chọn của người dùng.
  • Đối với các content type dạng document, chúng ta định nghĩa một mẫu document làm cơ sở cho kiểu content này.
  • Bất cứ thông tin gì cần thiết cho các giải pháp tùy biến tương ứng với content type này. Bạn có thể lưu trữ thông tin này trong một content type như một hay nhiều tài liệu XML.

Các Content Type cho phép chuẩn hóa nội dung

Bởi vì các content type có thể được định nghĩa độc lập với bất kỳ list hay document library nào, bạn có thể tạo một content type cho tất cả các list trên nhiều trang SharePoint. Điều này cho phép bạn tập trung hóa việc định nghĩa và quản lý các kiểu content lưu trữ trong site collection của bạn. Thí dụ, bạn có thể sử dụng Specification content type để chắc chắn rằng các thông số về phần mềm sẽ được giữ cùng một metadata như nhau, ngay cả khi các Specification này được lưu trữ ở các trang khác nhau.

Các Content Type là các định dạng độc lập

Các content type độc lập với các định dạng tập tin. Đối với các document library, bạn có thể chỉ định một document template; khi người dùng tạo mới một document thuộc loại content type này, WSS sẽ tạo một document mới dựa trên template này. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể upload một document dựa trên một template khác, thậm chí là một kiểu tập tin hoàn chỉnh khác.

Thí dụ, giả sử bạn muốn tạo một content type để trình bày về một kế hoạch kinh doanh. Content type này có thể được áp vào bất kỳ định dạng nào. Bạn có thể có gán cho các định dạng sau:

  • Các tài liệu dạng Word chứa các thông tin mô tả
  • Các tài liệu Excel chứa thông tin về một kế hoạch về tài chính
  • Các tài liệu PowerPoint trình bày về vốn đầu tư của các cổ đông
  • Các đoạn phim Windows Media để demo
  • SharePoint list items chứa thông tin về metadata

Tất cả các tập tin này được gán vào Business Plan content type.

Bạn cũng có thể gán các content type vào các SharePoint item mà không có bất kỳ một tập tin nào cả, chẳng hạn như các list item hay các folder. Các content type đã tạo cho các document có thể chỉ được gán cho các document library; hay tương tự, các content type đã tạo cho các list item chỉ có thể được gán cho các list. Các content type đã tạo cho các folder thì có thể được gán cho các document library hay các list.

Tạo Content Type

Bạn có thể tạo cột và các content type theo ba cách:

  • Sử dụng giao diện Windows SharePoint Services
  • Sử dụng mô hình đối tượng Windows SharePoint Services
  • Triển khai một Feature bằng cách cài đặt một content type dựa trên một tập tin định nghĩa XML.

Các content type được tạo ở mức site có thể được gán cho các site con hay các list.

Các bạn xem video hướng dẫn cách sử dụng Content type:

http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/dd425027.aspx

 

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: